미래 지향적인 언어 서비스 제공업체를 위한 자동화된 번역 관리 도입

언어 산업은 지난 20년간 엄청나게 변화했습니다. 2000년대 초반만 해도 일반적인 프로젝트는 개별 문서를 최대 한두 개, 많아야 세 개 언어로 번역하는 것이었습니다. 오늘날에는 문서 전체 세트를 다루며, 대상 언어 수는 두 자릿수에 달하고 계속 증가하고 있습니다. 세상 자체가 빠르게 돌아가고 있으며, 고객은 번역된 콘텐츠를 며칠씩 기다리려 하지 않습니다. 모든 언어로 동시에 출시되기를 기대합니다.

이는 번역 프로젝트 매니저(TPM)의 업무 부담을 명백히 증가시킵니다: 더 이상 자신과 고객, 번역가 사이에서 몇 통의 이메일을 주고받는 문제가 아닙니다. 하루 수십 건, 주당 수백 건, 월간 수천 건의 커뮤니케이션이 필요합니다. 게다가 단순한 커뮤니케이션뿐만 아니라 진행 상황, 프로세스 등 머릿속에 담아둬야 할 사항들도 많습니다.

프로젝트 매니저는 언어 산업에서 일어나는 모든 일의 중심에 있습니다. 그들은 고객, 번역가, 계약업체, 파트너, 내부 이해관계자 사이의 연결 고리입니다. 문제가 발생하면 가장 먼저 연락받는 대상이기도 합니다. 마감일 미준수나 프로젝트 실패에 대한 책임을 지는 사람들도 바로 그들입니다. 프로젝트 관리가 업계에서 이직률이 가장 높은 직종이라고 불리는 것도 당연합니다.

스마트캣은 자동화가 TPM(기술 프로젝트 관리자)의 부담을 덜어주는 핵심이라고 믿습니다. 비행기 조종사가 수많은 레버를 당기던 방식에서 첨단 기술이 집약된 조종석으로 진화했듯이, 프로젝트 관리자 역시 기술을 활용해 마음의 평화를 얻고 진정 중요한 업무에 집중해야 합니다.

본 백서의 목적은 번역 프로젝트 관리자의 업무를 해부하고, 각 부분을 하나씩 자동화할 수 있는 방안을 모색하는 데 있습니다. 모든 섹션이 해답을 제시하는 것은 아니며, 제시된 해답도 확정된 것은 아닙니다. 여기서의 주요 목표는 업계 전체의 성공이 달려 있는 주제에 대한 논의를 시작하는 것입니다.

언어 산업에서의 프로젝트 관리에 대한 상세한 분석에 들어가기 전에, 번역 관리 과정의 주요 단계를 간단히 살펴보겠습니다(아래 다이어그램 참조):

1단계: 고객 요청 처리
2단계: 프로젝트 준비
3단계: 번역가 선정
4단계: 번역 수행
5단계: 품질 보증
6단계: 납품
7단계: 결제

당연히 이러한 작업들은 소수의 인원에게 분배될 수 있습니다 — 이는 LSP의 구조에 따라 달라집니다. 반대의 경우도 마찬가지입니다: 한 명의 PM이 여러 개의 이러한 워크플로를 동시에 관리할 수 있으며, 실제로 그렇게 하는 경우가 많습니다. 이러한 비선형적 패턴은 문제가 발생할 수 있는 요소의 수를 증가시킵니다.

자, 이제 이 과정을 단계별로 살펴보겠습니다.

전형적인 하위 단계는 다음과 같습니다:

• 요청 수신

• 단어 수 계산

• 견적서 작성

• 추가 요구 사항 확인 (예:

• PDF 스캔

• 웹사이트 콘텐츠 다운로드

• 번역 전 민감한 데이터 제거

자동화 없이, 고객과 공급업체 모두 프로젝트를 발주하고 수락하는 표준화된 방법이 없어 이메일이나 인스턴트 메신저를 대신 사용합니다. 이는 다음과 같은 인적 오류로 이어집니다:

• 프로젝트 관련 요청을 다른 모든 메일과 함께 보관해야 하므로 분실 위험이 있습니다.

• 기존 프로젝트에 대한 추가 요청이 들어오면, 해당 요청이 어느 프로젝트에 대한 것인지 기억하고 확인해야 합니다.

• 프로젝트 관리 시스템(있는 경우)에 필요한 모든 정보와 파일을 다시 첨부하거나, 다시 말해 메일함에서 이를 추적해야 합니다.

간단히 말해, 공급업체와 고객 모두 모든 요청과 프로젝트를 완전히 통제하고 파악하고 있다고 느끼지 못합니다.

따라서 프로젝트 관리 자동화의 목적은 LSP(언어 서비스 제공업체)가 다음을 수행할 수 있도록 표준 워크플로를 구축하는 것입니다:

1. 고객 요청을 더 빠르게 처리합니다
고객은 문서를 직접 보내거나 포털을 통해 업로드한 후 즉시 대략적인 견적을 받을 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 더 이상 이메일을 처리하거나 파일을 다운로드/업로드할 필요가 없습니다. 이는 TPM이 수동 작업이 주요 시간 낭비 요인이 되는 단순 주문이 많은 경우에 특히 유용합니다.

2. 지속적인 현지화 활성화
또는 워드프레스, 드루팔, GitHub 등 주요 콘텐츠 관리 시스템이나 저장소를 위한 API 커넥터를 사용할 수 있습니다. 자동화된 콘텐츠 교환은 오늘날 민첩성을 중시하는 고객들에게 자주 발생할 수 있는 업데이트 관련 오버헤드를 제거합니다. 번역에 필요한 콘텐츠는 항상 관리자의 손끝에 있어 작업 준비가 되어 있습니다.

3. 인적 오류 방지
파일은 처리 및 번역될 동일한 시스템에 자동으로 표시됩니다. 이를 통해 비용이 많이 드는 수동 작업을 피할 수 있으며 동시에 인적 오류를 최소화합니다. 모든 참여자는 기여자들이 고객이 제출한 정확히 동일한 문서 및 버전을 작업하고 있음을 확신할 수 있습니다.

결과적으로, TPM은 새로운 주문에 대비해 "컨베이어"를 항상 가동 상태로 유지하며, 고객은 주문이 확실히 처리될 것임을 확신할 수 있습니다.

전형적인 하위 단계는 다음과 같습니다:

• 파일 전처리 및 분석,

• 부수 정보 분석,

• 내부 통계 계산,

• 내부 마감일 계획 수립.

자동화 없이는, 이는 관리하기 가장 어려운 부분 중 하나가 될 수 있습니다:

• 파일이 한 명의 번역자에게 너무 크다면, 여러 조각으로 분할하여 다른 사람들에게 할당해야 합니다(이는 3단계와 중복됩니다).

• 과거에 유사한 프로젝트가 있었는지 기억해야 합니다. 해당 프로젝트에는 동일한 텍스트의 일부가 포함되어 있을 수도 있고 없을 수도 있으며, 동일한 용어를 사용했을 수도 있습니다.

• 번역자들이 동일한 작업을 두 번 수행하지 않도록, 새 프로젝트 내에서 전체 또는 부분적인 반복을 확인해야 합니다.

• 번역이 필요 없는 텍스트(예: 소스 코드 스니펫)는 수동으로 제외해야 합니다.

따라서 자동화의 목적은 TPM이 다음을 수행할 수 있도록 하는 것입니다:

1. 더 간단한 프로세스 따르기
해결책은 TPM이 문서를 분할하지 않고도 문서의 서로 다른 부분을 다른 사람들에게 할당할 수 있도록 해야 합니다(3단계도 참조). 이는 인적 오류를 줄이고 프로세스를 가속화합니다: 예를 들어, 번역자가 응답하지 않을 경우, 문서를 다시 분할하는 데 시간을 낭비하지 않고도 해당 부분을 다른 번역자에게 재할당할 수 있습니다.

2. 기존 번역 및 용어 재사용
고객별 번역 메모리(TM) 및 용어집을 활용하면 프로젝트 전반에 걸쳐 고객의 목소리를 일관되게 유지할 수 있습니다. 고객은 비용만큼이나 스타일을 중요하게 생각합니다. 번역 메모리를 통해 공급업체는 반복되는 콘텐츠가 번역될 때 고객에게 할인을 제공할 수 있으며, 용어집은 동일한 용어가 일관되게 사용되도록 보장합니다.

3. 내부 통계 계산
번역 메모리(TM) 일치, 반복 등 내부 통계는 고객에게 제공되는 통계와 다를 수 있습니다. 예를 들어, 공급업체는 고객에게 전체 단어 수에 대한 요금을 청구하는 반면, 번역가에게는 TM 일치에 대해 더 적은 금액을 지급할 수 있습니다.

4. 문맥별 주석 제공
원문의 특정 부분에 대한 스크린샷과 설명은 번역의 적절성을 크게 높입니다. 모든 문자열이 자명하지는 않기 때문에, 번역자는 해당 텍스트가 정확히 어디에 위치하며 무엇을 의미하는지 항상 알 수 있기 때문입니다.

5. 마감일 관리 효율화
시스템은 과거 생산성 데이터를 기반으로 각 워크플로 단계별 마감일을 자동으로 제안하거나, 마감일이 미리 정해진 경우 필요한 번역가 수를 자동으로 산출해야 합니다. 언어 조합과 전문 분야에 따라 평균 번역 생산성은 상이합니다. 데이터 기반 제안을 제공하는 시스템을 통해 TPM(번역 프로젝트 관리자)은 보다 효과적인 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

결과적으로, 서로 연결되지 않은 도구와 자원의 무질서한 집합체 대신, 공급업체를 찾는 다음 단계로 넘어가기 전에 최적의 결정을 내릴 수 있는 단일 대시보드를 확보하게 됩니다.

전형적인 하위 단계는 다음과 같습니다:

• 사내 전문가가 있다면 확인하세요.

• 예산 및 기타 기대 사항에 따라 알려진 프리랜서를 확인하세요.

• 이러한 기대 사항에 따라 새로운 프리랜서를 찾으세요.

• 선택 사항: 고객이 공고한 향후 작업을 위해 전문가를 예약하세요.

자동화 없이 일반적인 워크플로는 인스턴트 메신저나 이메일 리스트를 통해 직접 사람들에게 일정을 확인하는 방식으로 이루어집니다. 이는 너무 많은 시간을 소모하고 프로세스를 관리하기 어렵게 만듭니다:

• 일부 직원이 휴가를 가거나 아플 수 있습니다.

• 다른 고객사로부터 너무 많은 업무를 받거나 심지어 동료들로부터도 과도한 업무를 받을 수 있습니다.

• 누가 가능한지 추적하기 위해 스프레드시트나 다른 방법을 계속 관리해야 합니다.

그들 중 아무도 이용할 수 없다면, 채용 게시판이나 번역 포럼으로 가서 새로운 인력을 고용해야 합니다. 여기서는 더 많은 어려움을 겪게 되며, 시간을 소모하게 됩니다:

• 소개 메시지 작성하기,

• 응답자 배경 조사 수행하기,

• 선정된 인력에 대한 워크플로 온보딩 진행하기.

따라서 여기서 자동화의 목적은 다음과 같습니다:

1. 워크플로우를 한 곳으로 통합
전체 워크플로우가 단일 플랫폼으로 이동하면 TPM은 앱/웹사이트 간 전환에 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 벤더 소싱 프로세스를 관리하기 위해 단일 UX를 사용하면 노력을 절약할 뿐만 아니라 일관성과 신뢰성을 강화합니다: 선호하는 프로세스가 내부 인력 기반이든 프리랜서 기반이든, 작업 순서는 유사하고 익숙합니다.

2. 데이터 기반의 선정 프로세스 구축
TPM은 번역가의 기술, 경험, 프로필 피드백에 대한 상세하고 검증 가능한 정보를 보유하고 있으며, 해당 시스템은 번역 이력과 대상 원본 자료를 기반으로 전문가를 자동으로 추천합니다.

적합한 인력을 배정하는 것은 어려운 일입니다. 많은 번역가들이 실제보다 더 많은 분야에 경험이 있다고 주장하기 때문입니다. 실제 코퍼스를 기반으로 한 데이터 기반 추천 시스템을 구축하면 이러한 문제를 방지할 수 있습니다.

3. 가용성 및 생산성 추적 활성화
TPM은 현재 작업량과 과거 생산성을 바탕으로 각 번역가의 가용성을 추적할 수 있습니다. 모든 작업이 한 곳에서 이루어지기 때문에 이 두 가지는 쉽게 계산됩니다. 번역가마다 작업 속도가 다르며, 특히 다국어 프로젝트에서는 모든 번역가가 동일한 시간대에 있지 않을 수 있습니다. 따라서 번역가들 간 작업 분배는 매우 비선형적인 작업입니다. 이러한 모든 계산을 기계가 처리해 준다면 큰 도움이 될 것입니다.

결과적으로, TPM은 프리랜서를 몇 분 또는 심지어 몇 초 만에 찾아 배정하고 다른 프로젝트로 넘어갈 수 있습니다.

마지막으로, 작업의 핵심에 도달합니다. 여기서 목표는 프로젝트를 기한 내에 높은 수준으로 완료하는 것입니다(단계 5도 참조).

전형적인 하위 단계는 다음과 같습니다:

• 진행 상황 모니터링

• 번역자의 질문 처리

• 마감일 미준수 방지

자동화 없이는, 전체 프로세스는 TPM에게 블랙박스와 같습니다:

• TPM이 번역가들에게 직접 묻는 방법 외에는 프로젝트 진행 상황을 확인할 방법이 없습니다.

• 이메일이나 인스턴트 메시지를 주고받는 방법 외에는 번역가들과 소통할 방법이 없습니다.

• 번역가들이 실제로 자신이 말한 대로 작업을 수행하고 있는지 확인할 방법이 없습니다.

이로 인해 프로젝트 매니저는 프로젝트 전반에 걸쳐 스트레스를 받게 됩니다. 왜냐하면 문제가 발생할 경우 그 책임을 져야 하기 때문입니다.

따라서 여기서 자동화의 목적은 TPM을 지원하는 데 있습니다:

1. 진행 상황 추적
TPM은 프로젝트 내 모든 문서와 하위 작업의 진행 상황에 대한 실시간 정보를 확인해야 합니다. 상황을 지속적으로 파악함으로써 관리자는 문제를 조기에 차단하고 적시 납품을 보장할 수 있습니다. 번역가가 응답하지 않거나 오랜 기간 진전이 없을 경우, TPM은 해당 작업을 다른 사람에게 재할당할 수 있습니다.

2. 맥락 내에서 소통하기
TPM은 번역가의 구체적인 질문을 해당 맥락 내에서 읽고 답변할 수 있어야 합니다. 맥락에 특화된 논의는 모든 질문의 배경을 설명하는 데 드는 시간을 절약하고, 모든 의견을 처리할 수 있는 단일 장소를 제공합니다. 또한 다국어 프로젝트인 경우 해당 의견이 모든 번역가에게 표시되므로 동일한 질문을 반복해서 다룰 필요가 없습니다.

3. 경계 태세 유지
시스템은 잠재적 문제를 감지할 때 알림을 발송해야 합니다. 앞서 언급한 진행 상황 부재가 한 예시입니다. 그 외에는 마감 시한 임박, 지나치게 느리거나 빠른 번역 속도, 후편집자의 기계번역(MT) 편집 미비 등이 포함됩니다.

결과적으로, TPM은 전체 프로세스를 파악하고 경보 상황에 신속하고 정확한 판단으로 대응할 수 있게 됩니다.

품질 보증의 목적은 오류를 단순히 수정하는 것이 아니라 사전에 방지하는 데 있습니다. 이러한 측면에서 이를 '단계'라고 지칭하는 것은 일반적으로 부적절합니다. 이는 번역 프로젝트 전, 진행 중, 완료 후에도 지속적으로 이루어지는 과정입니다. 그러나 간결함을 위해 여기서는 이러한 방식으로 설명하겠습니다.

전형적인 하위 작업은 다음과 같습니다:

• 프로세스 전 역사적 데이터 재사용

• 프로세스 중 품질 관리

• 프로세스 후 교훈 도출

• 고객 불만 처리

자동화 없이 품질 보증은 대부분 사후 대응적이고 직관적입니다. TPM은 편집자를 지정해 완료된 번역을 검토하게 하고, 피드백을 수집한 후 이를 바탕으로 향후 동일 번역사와의 협업 여부를 결정합니다. 이러한 접근 방식은 최적과는 거리가 멉니다:

• 번역이 완료되기 전에는 그 번역이 좋은지 알 수 없습니다.

• “좋은” 번역가와 “나쁜” 번역가에 대한 데이터를 어딘가에 보관해야 합니다.

• 어떤 번역가는 어떤 면에서는 "좋고" 다른 면에서는 "나쁠" 수 있으며, 이 점도 기억해야 합니다.

결과적으로, 많은 TPM들은 품질 관련 결정을 내릴 때 직감에만 의존해야 합니다.

따라서 자동화의 목적은 품질 보증을 위한 것입니다:

1. 데이터 기반
품질에 관한 모든 과거 데이터는 신뢰할 수 있고 체계적인 방식으로 저장됩니다. 품질 관련 데이터를 한 곳에 모두 저장함으로써 다른 프로젝트 관리자들이 이를 재사용할 수 있습니다. 마찬가지로, TPM으로서 다른 TPM들이 보고한 데이터를 재사용할 수 있습니다.

2. 능동적
플랫폼은 번역가의 경험과 주제 전문성을 바탕으로 자동으로 번역가를 추천합니다. 3단계에서 이미 언급했듯이, 특정 작업에 가장 적합한 번역가를 배정하면 생산성과 품질 모두 향상됩니다.

3. 협업적
편집자는 번역 과정이 끝난 후가 아닌 진행 중에 번역자의 작업을 검토할 수 있습니다. TPM이 번역이 10% 완료된 시점에 편집자를 배정할 수 있다면, 스타일, 용어, 번역자의 기술 부족과 같은 주요 문제를 신속하게 파악하고 수정 비용이 너무 커지기 전에 바로잡을 수 있습니다.

결과적으로, 품질 보증은 번역 과정 전반에 걸쳐 존재하게 되어 모든 단계와 결과에 영향을 미칩니다.

이 단계의 목적은 번역된 문서를 고객에게 전달하는 것입니다.

전형적인 하위 단계는 다음과 같습니다:

• 완성된 파일 준비

• 결과물 전달

자동화가 없다면, 많은 수작업이 필요할 수 있습니다:

• 서로 다른 번역자가 번역한 부분을 하나로 "접착"하는 작업,

• 서식이 흐트러지지 않도록 확인하는 작업,

• 대용량 파일의 경우 파일 공유 네트워크에 업로드하는 작업.

이 단계는 기술적인 작업만 포함된 것인데도 너무 많은 시간이 소요됩니다.

따라서 자동화의 목적은 이 단계에서 거의 모든 수동 개입을 제거하는 데 있습니다:

1. 수동 "접착" 또는 서식 작업 없음
이러한 작업은 자동으로 수행되며, 각 텍스트 요소가 올바른 번역으로 대체됩니다. 대부분의 작업을 기계가 처리하므로, TPM은 이제 파일을 다운로드한 후 모든 요소가 제자리에 있는지 간단히 확인하기만 하면 됩니다.

2. 단일 사용자 경험
모든 파일은 동일한 위치에 보관되며, TPM 또는 포털 솔루션의 경우 고객이 직접 다운로드할 수 있습니다. 이는 이메일 발송이나 작업 완료 알림에 소요되는 시간을 절약하고, 잘못된 파일 전송 등의 인적 오류를 줄여줍니다.

3. 외부 통합
또는 파일을 고객의 CMS 또는 저장소로 자동으로 가져와 수동 작업이 필요 없도록 합니다. 이를 통해 현지화 프로세스가 완료되며, TPM은 경험이 없는 타사 시스템을 다룰 필요가 없어집니다.

결과적으로, TPM은 번역을 전달하는 데 거의 시간을 소비하지 않습니다.

이 단계는 고객이 모든 작업 비용을 지불하고 프리랜서에게 지급하는 것을 목표로 하지만, 기술적으로는 프로젝트 관리의 일부가 아닙니다. 그러나 일반적으로 TPM이 이를 수행합니다.

여기서의 하위 단계는 다음과 같습니다:

• 작업량 기반 지급액 계산

• 선택 사항: 시간당 지급액 계산

• 고객으로부터 대금 수령

• 프리랜서에게 지급

자동화 없이는, 이는 순식간에 악몽으로 변할 수 있습니다:

• 각 프리랜서의 선호하는 결제 방법을 확인해야 합니다.

• TM 할인 등을 고려하여 모든 지급액을 수동으로 계산해야 합니다.

• 모든 프리랜서에게 각 결제를 수동으로 보내야 합니다.

• 지급 대상 국가별 서류 작업을 수행하고 세법을 준수해야 합니다.

결과적으로, TPM은 실제 업무보다 이 작업에 더 많은 시간을 할애하게 되며 — 여기에 수반되는 간접 비용은 말할 것도 없습니다.

따라서 자동화의 목적은 다음을 보장하는 데 있습니다:

1. 자동 지급액 계산
모든 지급액은 수행된 작업, 요율, 번역기 일치도 등을 기반으로 자동 계산됩니다. 작업과 지급이 통합되어 외부 계산이 더 이상 필요하지 않습니다. 모든 데이터가 시스템이 계산을 수행할 수 있도록 제공됩니다.

2. 개별 지급 없음
지급은 일괄적으로 한 번 이루어지며, 이후 모든 금액은 프리랜서들 사이에 자동으로 분배됩니다. 이는 TPM이 회사에서 프리랜서로의 각 지급을 개별적으로 처리할 필요가 없어 가장 큰 시간 절약 효과를 가져옵니다. 이는 매주 수 시간의 업무 시간을 절약한다는 의미입니다.

3. 세금 및 법적 준수
모든 세금 및 서류 관련 문제는 결제 기술을 제공하는 플랫폼에서 처리하며, TPM이 담당하지 않습니다. 각 지역별 지급 처리의 복잡성을 다루는 것은 번거로운 일이므로, 제3자가 이를 처리하도록 함으로써 스트레스뿐만 아니라 잠재적인 벌금도 피할 수 있습니다.

결과적으로, TPM은 업무 중 가장 지루한 부분 중 하나를 없앨 수 있으며, 프리랜서들은 자신의 통화로 선호하는 결제 수단을 통해 대금을 지급받게 됩니다.

많은 번역 프로젝트 매니저와 언어 서비스 제공업체(LSP)들은 자동화가 자신의 일자리를 빼앗을까 두려워합니다: 클릭 몇 번으로 전체 프로세스를 직접 운영할 수 있다면, 회사가 왜 번역 대행사가 필요하겠습니까?

아닙니다. 기업들은 글로벌 진출 시 항상 도움이 필요합니다. 그리고 글로벌화가 더욱 중요해질수록 그 필요성은 커질 것입니다. 물론 자체 현지화 팀을 보유한 기업들도 항상 존재하겠지만, 이는 새로운 현상이 아닙니다.

변화할 가능성이 높은 것은 기업들이 언어 서비스 제공업체(LSP)와 번역 프로젝트 관리자(TPM)에게 기대하는 바입니다. 이와 관련해 초점은 개별 작업의 운영 및 관리에서 새로운 시장 진출을 위한 전체 프로그램 구성으로 전환될 것입니다.

어느 편에 설 것인가?