번역 업계의 결제 – 청구서 자동화 방법

번역 기업이 결제 프로세스의 총 비용을 절반으로 줄여 최대 50%의 EBITDA 성장을 달성하는 방법

또 다른 주요 성장 장벽은 해외 고객으로부터 대금을 수령하는 것입니다. 금융 시장이 덜 발달된 국가에서는 이 과정이 양측 모두에게 번거로울 수 있습니다. 고객들은 해당 지역으로 송금하는 데 어려움을 겪으며, 단순히 결제하기 쉽다는 이유만으로 미국이나 유럽 기반 공급업체를 선택할 수 있습니다. 여기에 더해, 의무적인 통화 변환 비용과 단순히 현지 계좌로 입금하는 데 드는 수수료가 상당히 높을 수 있습니다.

전 세계 수천 명의 사용자와의 대화를 통해, 공급망 관리 특히 결제 운영을 자동화함으로써 일반적인 함정을 피하고 경쟁력을 높이며 빠르게 성장할 수 있는 방법을 찾아냈습니다.

아래 모범 사례는 LSP(언어 서비스 제공업체)가 효율성을 높이고 수익을 최대 50%까지 증대시키기 위해 자동화할 수 있는 6가지 핵심 업무 절차를 제시합니다.

각 프리랜서나 언어 서비스 제공업체(LSP)와 개별 계약을 체결할 필요가 없습니다. Smartcat과 하나의 번역 서비스 계약을 체결하고, 해당 기간 동안 고용한 모든 공급업체에 대한 대금이 포함된 하나의 청구서를 결제하면 됩니다. 결제 조건을 설정할 수 있으므로 현재의 지급 절차를 변경할 필요가 없습니다.

Smartcat은 개별 프리랜서 또는 언어 서비스 제공업체(LSP)와 함께 모든 지급 및 서류 작업을 자동화합니다.

이 모든 계약을 유지 관리할 필요가 없고, 매달 수백 건의 거래를 처리할 필요가 없다고 상상해 보십시오. 특히 이미 수십 개(그리고 계속 증가 중인)의 활성 공급업체를 보유하고 있다면, 이 변화만으로도 업무 효율성에 엄청난 영향을 미칠 것입니다.

경제적으로 발전된 국가에 기반을 두고 해당 국경 내에서만 결제를 하는 행운이 있다면, 거래 비용은 상대적으로 적을 수 있습니다. 그러나 유리한 조건을 가진 몇 개국 이상의 국가를 아우르는 결제 프로세스를 운영한다면, 송금 수수료만으로도 최대 5~10%의 비용을 지출하게 될 것입니다. 또한 이러한 거래를 분석하는 데 더 많은 시간이 소요되기 때문에 지출 내역을 명확히 파악하지 못할 수도 있습니다. 여기에는 결제 수단 조정, 계약 협상, 세금 영향 검토, 수취인과 수수료 분배 방식 합의 등에 소요되는 시간은 포함되지 않습니다. 일반적으로 이러한 거래 비용 추가 항목을 잊거나 무시하거나 계산하기 어려워하는 경향이 있습니다. 지급 비용을 단순한 직접 거래 비용으로 추정하고는 마진이 어디로 사라졌는지 의아해하게 됩니다.

Smartcat을 사용하면 본인 결제 조건으로 한 번의 송금 또는 온라인 카드 결제를 진행하기만 하면 모든 준비가 완료됩니다. 나머지는 자동화되어 Smartcat 내부에서 처리됩니다.

국가마다 기업이 개인에게 지급하는 금액에 대한 세금 처리가 다릅니다. 국경을 넘어 이루어지는 지급도 마찬가지입니다. 프리랜서와 거래할 때 발생하는 이러한 모든 세금 차이는 수십 년 전, 비즈니스가 지금처럼 글로벌하지 않았고 기업들이 오늘날처럼 원격 프리랜서와 많이 협력하지 않았던 시절의 유물입니다. 번역 업계에서 성장하려면 모국어 이외의 언어 조합을 다루어야 하므로 여러 국가의 프리랜서와 협력해야 합니다. 번역 회사 운영에 참여하는 인력의 평균 10%만이 정규직 직원이며, 나머지는 전 세계의 프리랜서들입니다. 그러나 이러한 차이는 여전히 존재하며, 회계 팀이 세금 및 규정 준수 위험을 연구하는 데 시간을 낭비하는 것은 바람직하지 않습니다. 이러한 환경에서 효율적이고 대규모로 운영하려면 전 세계 모든 공급업체에 대한 대량 지급을 위한 투명하고 통일된 프로세스가 반드시 필요합니다.

수취인의 세금 거주지에 따라 납부해야 할 세금이나 수집해야 할 서류를 고려할 필요가 없습니다.

또한, 특히 수십 개국과 협력하는 경우, 끊임없이 변화하는 세법을 따라잡기 위해 법적·재정적 체계를 변경할 필요가 없습니다. Smartcat을 통한 단일 계약 관리는 쉽고 투명합니다. 또한 항상 세무 요건을 완벽히 준수하고 있다는 확신을 가질 수 있습니다.

새로운 공급업체를 온보딩하는 일은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 공급업체들은 귀사의 약관에 동의하고 첫 실제 업무를 시작하기 전에 많은 질문을 하는 경향이 있습니다. 귀사의 벤더 관리자들은 공급업체 요금, 할인 제도, 결제 조건 및 방법을 검토해야 하므로 결국 더 많은 서류 작업이 발생합니다. 때로는 이로 인해 팀에 꼭 필요했던 검증된 공급업체를 추가하지 못하는 경우도 발생합니다. 첫 단계가 성공적이었더라도 이런 문제는 반복되는 경향이 있습니다: 공급업체들은 재정 및 사업 정보를 수시로 변경하며, 신규 공급업체를 온보딩할 때마다 더 많은 노력을 낭비하게 됩니다.

또는 이 작업을 Smartcat에 위임하고 신경 쓰지 않아도 됩니다.

프로젝트 매니저(PM)가 모든 프로젝트 통계를 직접 관리하고 각 공급업체에 지급할 금액을 수동으로 계산해야 한다면 청구 작업은 시간이 많이 소요됩니다. PM들은 보통 스프레드시트나 TMS(번역 관리 시스템)를 사용하며, 공급업체가 수행 중인 작업을 자동으로 추적할 수 없습니다. 따라서 변경 사항이 발생할 때마다 매번 수동으로 처리해야 하는데, 번역 프로젝트에서는 항상 변경 사항이 발생합니다. 완료 후에도 TM 일치로 인해 지급 대상 단어 수가 변경될 수 있습니다. 일부 공급업체는 마감일까지 작업을 완료하지 못할 수 있으므로, PM은 추가 공급업체를 투입하고 초기 단어 수를 재계산해야 합니다. 이런 식으로 계속 반복됩니다. 이는 많은 LSP(번역 서비스 제공업체)의 일상적인 업무입니다.

현금 흐름을 계획하는 데 필요한 모든 정보를 항상 확보할 수 있습니다. 또한 공급업체는 특정 기간 동안 벌어들인 금액을 온라인으로 추적할 수 있습니다. 이로 인해 일반적으로 프로젝트 관리팀과 회계팀의 업무량이 최대 10%까지 감소합니다. 이를 수익으로 환산해 보면 그 효과가 엄청납니다!

일부 사용자에 따르면, 위에 나열된 여섯 가지 업무를 자동화함으로써 총 지불 비용을 절반으로 줄일 수 있었으며, 그 결과 최대 50%의 EBITDA 성장을 달성했습니다.

효율성 향상은 해당 지역에서 경쟁사 대비 우위를 점하게 하여 글로벌 성장을 가속화합니다.